Enterprise Content Management (ECM)

En tant que manager, la qualité, l’efficacité et la productivité sont au centre de vos préoccupations. Une des clés qui garantissent celles-ci est la gestion de la connaissance au sein de votre organisation et donc les processus collaboratifs qui l’entourent. Quel que soit le format de vos documents, vous avez besoin d’un accès facile à l’information et d’une vue claire et unique de son architecture tout en garantissant la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos données. D’autre part, les attentes de vos employés en matière d’expérience utilisateur vont crescendo. Leur manière de travailler évolue et ils vous poussent à mettre en place des solutions accessibles partout, tout le temps et depuis n’importe quel appareil. Vous cherchez donc comment gérer la création, le stockage, le partage et l’archivage de vos documents.

Dans certains secteurs d'activité, les organisations sont confrontées à une législation stricte en matière de gestion des données. Vous devez sélectionner et mettre en place une solution qui respecte le cadre légal dans lequel vous évoluez.

Les avantages d’un système ECM

La mise en place d’une solution d’Enterprise Content Management permet d’abord d’optimaliser les processus d’une organisation. Il permet de les revoir et de les accélérer. Le projet d’implémentation en lui-même est l’occasion idéale de répertorier, d’analyser et de remodeler ses processus métiers. 

Une fois opérationnel, le système permet non seulement d’accélérer les traitements en diminuant le nombre de manipulations mais également de les rendre plus efficients, ce qui améliore la satisfaction des utilisateurs, augmente votre productivité globale et vous rend plus compétitif face à vos concurrents.

Le recours à la digitalisation (ou numérisation) de vos documents a un impact positif sur vos dépenses. Appliquée aux courriers entrants, elle permet de réduire votre archivage sous format papier, coûteux et encombrant. Vous pouvez également diminuer les frais lié à l’envoi de vos factures sortantes.

Notre offre

Notre offre de services couvre l’entièreté du cycle de vie d’un projet d’Enterprise Content Management. Nos consultants et architectes vous accompagnent dans le choix et la définition de la solution qui répond le mieux à vos besoins. Nous pouvons ensuite déployer et configurer la solution choisie chez vous, dans un cloud public ou dans notre cloud privé. Grâce à notre imprimerie, notre print shop, nous sommes même capables de gérer vos flux de documents sortants à envoyer par courrier postal.

D'autre part, nous disposons de nombreuses ressources et nous proposons une gamme de solutions qui peuvent étendre considérablement les possibilités d’un système ECM. En l’intégrant, c’est-à-dire en le connectant à un système ERP ou BI ou en l’interfaçant avec un WCM par exemple, nous pouvons donner à votre solution une toute autre dimension.

Enfin, nous sommes à même de rendre l’ensemble de vos processus métiers mobiles. De cette manière, nous vous offrons la possibilité de donner plus de liberté à vos collaborateurs en permettant d'accéder à leurs documents de travail partout et tout le temps sur leur tablette ou leur téléphone portable.

Plateforme de collaboration

Toute organisation peut aujourd’hui bénéficier d’une plateforme de collaboration avec des fonctionnalités plus ou moins étendues :

  • Répertoire de documents centralisé
  • Gestion des droits en lecture et écriture sur les documents basée sur votre Active Directory
  • Versionning des documents et historique des modifications
  • Gestion des tags et de la taxonomie
  • Moteur de recherche
  • Workflows et flux d’approbation
  • Création et gestion de formulaires
  • Edition simultanée de documents (implémentation avancée)

En choisissant par exemple des solutions de Microsoft, vous pouvez facilement offrir à vos employés une plateforme de communication et de collaboration très puissante. En effet, en associant, SharePoint, Office 365, Lync (Unified Communications) et même Yammer (Enterprise Social Media), vous mettez en place un environnement de travail moderne, totalement intégré et dans lequel l’utilisateur navigue comme un poisson dans l’eau.

Gestion des courriers entrants et sortants

Grâce à notre expérience, nous sommes en mesure de proposer des solutions de gestion de courrier pré-configurées et prêtes à être intégrées. Souvent basées sur Alfresco, celles-ci incluent par exemple les fonctionnalités suivantes :

  • Classement du courrier entrant en fonction de l’organisation (Direction, Achats, Comptabilité...) ou de l'immobilier (Location, Patrimoine...) 
  • Automatisation complète du processus : tri, affectation, qualification du destinataire, lecture, archivage…
  • Suivi des étapes du processus
  • Lecture OCR (Optical Character Recognition) de vos documents qui sont transformés du format image en texte
  • Automatisation de l’envoi vers la boîte virtuelle des destinataires 
  • Commentaires, tampons et/ou validation électronique des documents

Portail extranet 

NRB peut vous assister dans la mise en place d’un portail extranet afin d’étendre vos capacités de collaboration interne à des partenaires externes, des fournisseurs ou des clients. Ce type de solution offre de nombreuses possibilités :

  • Gestion des droits en lecture et écriture sur les documents
  • Publication et partage de documents à accès restreint
  • Reporting automatique
  • Gestion des demandes
  • Suivi des commandes, tâches, prestations…

Un portail extranet est un excellent moyen d’améliorer l’expérience client en se montrant ouvert et collaboratif en collectant, par exemple, le feedback des utilisateurs.

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